Guerra alle (presunte) perdite di tempo in ufficio

Se anche ieri siete usciti dall’ufficio senza aver finito quella presentazione, non preoc­cupatevi. Non siete i soli. Restare concen­trati sul proprio lavoro è diventato sempre più difficile. Anzi, impossibile. Ma non è colpa vostra. Tra il telefono che squilla, una e-mail ur­gente, il collega che parla a voce alta e un’occhiatina furtiva a Facebook, non c’è da meravigliarsi se alla fine della giornata siamo in ritardo con le consegne. La di­strazione in ufficio non è una grande novità, ma il feno­meno sta assumendo proporzioni enormi. Secondo uno studio americano, un manager perde la concentrazione una volta ogni tre minuti. E per ritrovarla di nuovo ne servono altri 23. Così le aziende stanno correndo ai ri­pari: da quando hanno imparato ad alzare di più il tele­fono e scrivere meno e-mail, gli impiegati della ameri­cana Abbott in tutto il mondo, anche da noi, sono di­ventati più produttivi. Alla Intel, invece, i manager se­guono una dieta tutta particolare: niente Internet per quattro ore la settimana. Si sopravvive e, cosa an­cor più importante, quelle poche ore di concentrazio­ne sul lavoro valgono un’intera giornata. In eBay vige la no-device policy: niente cellulari o tablet quando si entra in riunione, così il meeting dura la metà. Più dra­stica la scelta di Atos, società di servizi It con una sede anche in Italia: qui hanno eliminato del tutto l’e-mail, almeno per le comunicazioni interne, sostituendola con un social network aziendale. Il sospetto che senza posta elettronica si viva meglio e con meno stress era già sta­to confermato da uno studio dell’Università della California a Irvine, Usa. Ora le aziende ne danno una di­mostrazione pratica.«L’e-mail farà la stessa fine del fax, sempre meno utilizzato», dice drastico Marco Zamperi­ni, chief innovation officer di Ntt Data Italia, «e al suo posto useremo nuovi strumenti. Esistono già: sono i so­cial network e le chat aziendali. Più veloci, niente spam, più persistenti: si può ricostruire una conversazione risa­lendo indietro nel tempo anche di anni, provate a farlo con Outlook…». Chi sta usando questi sistemi lo confer­ma: meno distrazioni, più produttività. «Da noi la chat aziendale è diventata uno strumento di lavoro essenzia­le», dice a Stefano Angilella, direttore del personale di Avanade, azienda fornitrice di servizi tecnologici nata da una joint-venture fra Accenture e Microsoft Corpo­ration, «e quando devo concentrarmi metto il cartello “Non disturbare”, così i messaggi non li vedo neppure ma posso sempre leggerli dopo, finito il lavoro». Elimi­nata una distrazione, restano però tutte le altre: ci sono i colleghi fastidiosi, il brusio di sottofondo negli open spa­ce, il telefonino. Ma al primo posto sempre lui, Internet. E non servirebbe a nulla vietarne l’utilizzo, come impo­neva Brunetta agli uffici pubblici e come si è tentato di fare in alcune aziende private qualche anno fa. Perché la cura rischia di essere più dannosa della malattia. «I social network sono diventati parte integrante della vita di tutti i giorni e anche sul lavoro vengono spesso usati in maniera produttiva. Bloccarli sarebbe una repressio­ne», conferma Marco Masella, direttore della Scuola di Palo Alto, «e mi chiedo se non sia peggio un impiega­to represso di uno distratto». Vale soprattutto in quegli uffici dove si lavora per obiettivi e la produttività viene misurata in deliverables, non in ore: twittare dalla scri­vania è permesso, a patto di rispettare le scadenze. E se usare Internet in azienda fosse addirittura uno stimolo positivo? «È così soprattutto nelle professioni creative», suggerisce Chiara Morelli, head of Accounts in Lewis Pr Italia, «perché il Web diventa non solo il canale di comunicazione privilegiato con clienti e partner ma an­che una fonte inesauribile di spunti e idee». Insomma anche postare su Facebook, twittare o chattare è lavoro. Siamo tutti più sollevati. Un’ultima osservazione. In molti credono che un buon capo tenga sempre aperta la porta dell’ufficio. «Ma se ogni minuto entra qualcuno, arriverete alla fine dalla giornata senza aver combinato nulla», dice Elisabeth Grace Saunders nel suo libro The three se­crets to effective time investment. «Essere un leader significa anche sapersi focalizzare sulle priorità. E quan­do serve va bene anche chiudere la porta, senza biso­gno di dare spiegazioni».