In ufficio è meglio fare una cosa alla volta

Il "monotasking" garantisce più concentrazione e produttività: l'obiettivo ora diventa evitare la dispersione di energie

L'era del multitasking è finita! Se vi chiedono di lavorare, organizzare una conference call e intanto di preparare una relazione mentre controllate le mail, dite di no. Perché se il lavoro cambia ed esce dai canoni tradizionali, l'uomo resta sempre lo stesso. E per questo il New York Times ha stilato una serie di regole auree per migliorare il lavoro e, di conseguenza la propria vita.

LE REGOLE DELLA PRODUTTIVITÀ

La prima regola è credere nei piccoli cambiamenti . Non si possono cambiare abitudini (e difetti) in un solo giorno, meglio fare un passo alla volta per trovare la strada giusta. La seconda regola da seguire è essere responsabili : se c’è da rispettare una scadenza, meglio condividerla con i colleghi. Mal comune, più convinzione per il singolo. Infine, imparare a perdonarsi : colpevolizzarsi per un errore o una giornata storta non porta alcun beneficio.

Tra gli errori più gravi, c'è proprio quello di tentare di fare più cose insieme. Secondo la testata Usa, dunque, il multitasking è dannoso . Il motivo è biologico: il cervello non può concentrarsi efficacemente su più cose insieme, se non con uno sforzo extra che porta solo confusione, approssimazione ed errori. «Essere multitasking non è umanamente possibile», spiega Earl K. Miller, professore di Neuroscienze al Mit. «Il segreto per lavorare bene è fare una cosa alla volta ». Come si fa? Eliminando le distrazioni, anche a costo di spegnere il cellulare in modo da concentrarsi su un solo monitor . E se si inizia a percepire la stanchezza , meglio «alzarsi e fare qualche passo: questo migliora l’umore, riduce la rabbia e aiuta a riconcentrarsi sul proprio focus». ,

ORGANIZZARE TEMPO E SCRIVANIA

Per organizzare il proprio lavoro e quello degli altri, è meglio stendere una lista delle cose da fare il giorno successivo, ogni sera prima di uscire dall’ufficio: 4 o 5 obiettivi precisi. In un’altra lista, si possono elencare un paio di commissioni personali: prenotare un volo, comprare un regalo. Insieme, scandiranno il ritmo della giornata di lavoro.

A contribuire alla produttività è anche l'organizzazione degli spazi: dalla scrivania - basta guardare le pile di fogli per valutare il carico di lavoro e l'avanzamento dei compiti (meglio quindi avere due spazi , uno per i nuovi impegni e uno per l'archivio) - al computer. In questo caso, il primo passo per ottimizzare i tempi è conoscere bene la macchina su cui si lavora, chiedendo anche aiuto in caso di dubbi, senza timore di sembrare incompetenti. Infine, le mail : meglio perdere qualche minuto ogni giorno per ripulirle e organizzarle. E in caso di messaggi importanti, prendere il telefono.

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