Oltre il social network, c'è il social business

La vecchia intranet ha cambiato pelle: oggi la comunicazione nelle community aziendali è modellata su Facebook & Co: luoghi virtuali sempre aperti dove fioriscono idee e produttività perché si discute alla pari. Ma seguendo alcune semplici regole

Addio vecchia intranet, oggi Facebook & Co . entrano in ufficio e diventano strumenti di lavoro. Sui social aziendali ci si può stare tutto il giorno ed è considerato produttivo. Anzi, le performance degli impiegati aumentano perché si lavora meglio, più velocemente e in maniera informale. I social, infatti, promuovono il dialogo alla pari, lo scambio di conoscenze, la trasparenza e l’innovazione: «Servono a fare business perché si sviluppa il confronto , i dipendenti si sentono coinvolti emotivamente e danno il meglio», conferma Paolo Citterio , presidente dell’Associazione direttori risorse umane (Gidp), «ed emergono idee utili alla vita delle aziende, che spesso vengono adottate con successo».
Insomma, le nuove reti aziendali di oggi somigliano sempre di più ai social network, come Facebook o Twitter appunto. Ma perché? «Il social network dà la possibilità ai colleghi di connettersi tra loro», risponde Antonio Foglio , docente di marketing e autore di numerosi volumi sull’argomento, «rafforza il senso di appartenenza all’impresa e permette lo scambio d’informazione, dando così un concreto contributo allo sviluppo di buone relazioni». Ma c’è di più, con gli enterprise network aumentano anche le prestazioni in ufficio e non solo in teoria: uno studio di McKinsey Global Institute ipotizza che le tecnologie sociali utilizzate all’interno dell’azienda possano migliorare del 20-25% la produttività dei cosiddetti knowledge workers. Ma anche in pratica: Flex Contact Center, una società di servizi con 11 mila dipendenti nel mondo, ha dichiarato un incremento del 25% del rendimento grazie alla collaborazione basata sul Cloud interno. «Le community aziendali stanno assumendo un ruolo strategico anche in Italia», racconta Andrea Boscaro , fondatore di The Vortex , società di formazione dedicata al marketing digitale, «penso a Luxottica che ha coinvolto più di cento dipendenti per farne dei brand ambassador e ha spinto a guardare ai social media come un elemento di appartenenza e motivazione, non di distrazione. Oppure a Novartis o Basf , che invece li adottano per favorire la comunicazione interna e la condivisione di best practice. E ancora a Banca Ifis , un bell’esempio di azienda con profili social e blog specifici, che mette la rete al centro delle relazioni interne e con i propri clienti».

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SIMILI STRUMENTI SVILUPPANO

DEMOCRAZIA E LIBERTÀ, AUMENTANO

LA PRODUTTIVITÀ E DANNO VITA

A RAPPORTI PIÙ STRETTI

TRA COLLEGHI E CON I VERTICI

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LE PIATTAFORME PIÙ UTILIZZATE
Le vecchie intranet statiche, dunque, stanno lasciando il posto ad ambienti dinamici dove i manager trovano informazioni ed esprimono pareri, collaborano e chattano di progetti, ma anche di sport. Sono molte le piattaforme di collaborazione aziendale sul mercato, da Yammer di Microsoft a Ibm Connections , usate da centinaia di migliaia di imprese in tutto il mondo, a TamTamy dell’italiana Reply. «Tra quelle più utilizzate vi sono anche Basecamp , Trello , Asana e lo stesso Facebook at Work », aggiunge Alessandro Prunesti , consulente di digital marketing, docente e autore di numerose pubblicazioni sulla comunicazione social e mobile: «Si tratta di piattaforme as a service , accessibili in modalità Cloud anche attraverso applicazioni mobile. Le più avanzate operano attraverso app e piattaforme integrate, web e mobile, così che i manager possono utilizzarle sempre e ovunque».
Due ottimi strumenti di collaborazione online sono Slack , creato da uno dei fondatori di Flickr, e Sococo , grazie ai quali è possibile creare spazi di lavoro virtuali per i team che non hanno, o non vogliono avere, un vero ufficio dove riunirsi. Basecamp e Teamwork sono più focalizzati sul project management, mentre Asana è un tool di team collaboration che fa a meno dell’email aziendale. Trello invece funziona bene per il brainstorming a distanza.
Naturalmente, non basta avere solo lo strumento, è necessario che tutta l’organizzazione aziendale sia ripensata in formato “social” , a partire dalla formazione e dalla gestione del personale, magari con l’aiuto di specialisti della consulenza aziendale a 360 gradi, come Accenture , o più focalizzati sui nuovi processi social, come l’italiana OpenKnowledge . Infine, anche i più importanti software di Crm (Salesforce , per esempio) hanno adottato funzionalità social, mentre per partire subito e con zero budget si può cominciare con i gruppi chiusi e privati su Facebook, o puntare ai prodotti open source tagliati su misura per le pmi, come Zimbra , già utilizzata da 500 milioni di impiegati nel mondo.

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GLI ERRORI DA EVITARE
«Facebook ci insegna che si può comunicare anche in maniera informale», conferma Paolo Iacci , presidente di Eca Italia e vicepresidente nazionale dell’Associazione italiana per la direzione del personale (Aidp), «e molte aziende stanno già utilizzando strumenti simili perché sviluppano democrazia e libertà, aumentano la produttività e possono dare vita a rapporti più stretti, che si tratti di colleghi o di clienti. Ma attenzione a non confondere tutto con la classica intranet , stiamo parlando di un fenomeno e di strumenti nuovi che appiattiscono le gerarchie: i manager parlano tra loro e con i vertici, e dalle chiacchiere informali spesso nascono le buone idee».
Ma quali sono le caratteristiche di un’enterprise community vincente , e come dovremmo usarla per trarne un vantaggio competitivo su chi non ce l’ha? «La perfetta community aziendale è un’area di lavoro condivisa e collaborativa», continua Prunesti, «accessibile anche da mobile e nella quale si devono trovare il proprio profilo personale con tutte le informazioni di contatto, una foto e il flusso delle attività che sono state svolte, l’area dei contenuti condivisi con i colleghi in modo collaborativo, dove poter vedere il flusso delle attività e leggere i messaggi, una sezione con i file e le informazioni necessarie per lo sviluppo dei singoli progetti e un calendario condiviso».
Fra gli ingredienti, non possono mancare l’aspetto ricreativo – su Agorà, la piazza virtuale di Fastweb , i 2.500 dipendenti si incontrano per “chattare” di tutto senza censure – i video, come nella community di Ibm dove il Ceo in persona posta i suoi video-messaggi e tutti possono lasciare i loro commenti.

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(Tratto da Antonio Foglio, La comunicazione interna alle imprese e alle organizzazioni. Modalità, linguaggio, circuiti, mezzi offline e online, Franco Angeli, 2015)

POCHE SEMPLICI REGOLE
Resta inteso che, a differenza di Facebook da casa, quando un manager usa un social network dall’ufficio e lo fa per lavoro, deve rispettare alcune regole. «Le aziende si devono dotare di una social media policy », continua Boscaro di The Vortex, «e stabilire chiaramente chi può o deve pubblicare e che cosa, in modo da non lasciare a un atteggiamento anarchico la gestione dei profili da parte di dipendenti, agenti, distributori, franchisee e altri stakeholder aziendali. Poi bisogna definire una soglia da non superare, fermo restando il diritto di critica. L’errore più grave? N on accorgersi che tutto questo sta diventando vitale per la gestione di un’azienda». È fondamentale, quindi, un coraggioso cambiamento organizzativo: «Bisogna trasformare ogni processo interno in progetti e iniziative social», interviene Alessandro Chinnici , Social Business Consultant di Ibm Italia, «a partire dalla comunicazione, che non è più top-down ma paritaria, interattiva e coinvolgente, per arrivare alla formazione – come la Think Academy di Ibm , dedicata a tutti i lavoratori – fino allo sviluppo di nuove soluzioni e prodotti, grazie a brainstorming collettivi e crowdsourcing di idee resi possibili dalle nuove piattaforme».

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LE VECCHIE RETI INTERNE LASCIANO IL POSTO AD AMBIENTI DINAMICI DOVE I DIPENDENTI SI INFORMANO E COLLABORANO, MA PARLANO ANCHE DI SPORT

VERSO IL FUTURO INSIEME
I social aziendali non sono, però, l’ultima novità della vita in ufficio. Siamo, infatti, solo all’inizio di un processo che cambierà radicalmente la routine dietro la scrivania. Si chiama cognitive computing e spazzerà via tutto quello che abbiamo conosciuto finora. «L’intelligenza artificiale che già oggi viene usata in tutte le fasi del processo di business, dal decision making alla produzione», ci anticipa Chinnici di Ibm, «trasformerà anche le reti aziendali. I processi e le informazioni interne diventeranno i nuovi Big Data, da gestire e analizzare. Chi lo farà? L’intelligenza artificiale, che renderà l’intranet un ambiente che impara in modo autonomo, conosce il singolo dipendente e lo aiuta nello sviluppo dei progetti, è al corrente degli obiettivi e guida l’azienda verso il loro raggiungimento anticipandone i bisogni. Il tutto in modo dinamico e flessibile come il lavoro di oggi richiede». La cosa più difficile sarà trovargli un nome.

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