L’oggetto delle email, tanto trascurato quanto “potente”, scriverlo nel modo giusto può rendere le nostre email di lavoro efficaci, anziché “cestinabili”.
La funzione del “titolo” dei messaggi di posta elettronica è aiutare a chi riceve una comunicazione a capire l’argomento di cui si parla e a fornire al mittente le informazioni giuste. L’arte di “scrivere” oggetti alle email inizia dall’attenzione ai dettagli e da piccole accortezze per evitare errori grossolani come inviare email senza “titolo” o scrivere il nome sbagliato del ricevente.
Business Insider ha chiesto sull’argomento il parere di alcuni professionisti come Amanda Augustine, esperta di ricerca del lavoro dell’agenzia TheLadders ,e Dmitri Leonov, imprenditore internet e VP di SaneBox, i quali hanno indicato i passi falsi che si possono fare con gli oggetti delle email. Ecco gli strafalcioni più comuni e i consigli per evitarli:
1. Inviare email senza oggetto. Mandare messaggi senza un “titolo” è uno degli errori peggiori che si possano fare. Un’email di questo tipo è probabile sia cancellata, persa o che possa infastidire chi la riceve, colui che è costretto ad aprirla per scoprire di cosa tratti. Secondo Amanda Augustine la riga dell’oggetto è la parte più importante di un’email, dal momento che determina o meno la lettura del messaggio e l’eventuale risposta del ricevente
2. Oggetti troppo lunghi. Una casella di posta in entrata per pc mostra circa 60 caratteri dell’oggetto di un’email, mentre quella di un dispositivo mobile tra i 25 e i 30, spiega Augustine. C’è di più: il 50% della posta elettronica lo leggiamo da smartphone, aggiunge Dmitri Leonov. Scrivere un titolo con più di sei o otto parole e non mettere la più importante all’inizio della riga significa perdere efficacia.
3. Oggetti troppo generici. Il titolo della mail deve comunicare e “anticipare” quello che sarà sviluppato nel corpo del testo, solo così il ricevente può capire la priorità del messaggio senza doverlo leggere tutto. Scrivere “hai un minuto?” è troppo vago, spiega Augutsine, perché obbliga chi legge ad aprire l’email per capire di cosa si tratti. Invece meglio essere specifici, diretti e chiari, utilizzando parole chiave che rendano il messaggio rintracciabile per chi la leggerà.
4. “Convenevoli” nell’oggetto. La riga dell’argomento del messaggio non deve contenere parole inutili come saluti e altri convenevoli che, invece, possono essere inclusi nel corpo del testo. In particolare, se ci si sta candidando per un lavoro non si deve scrivere “Salve! Posso chiedervi se c’è qualche posizione aperta?”, ma preferire una formula di questo tipo “Menzionato da Mario Bianchi per la posizione di….”.
5. Usare il maiuscolo. Scrivere un oggetto tutto in maiuscolo, secondo la netiquette, significa “gridare”, spiega Leonov. Meglio usare trattini o virgole per separare i concetti ed evitare piogge di punti esclamativi.
6. Una frase che termina l’email come “oggetto”. Utilizzare un pensiero o una domanda che termina nel corpo dell’email è fastidioso, dal momento che fa perdere tempo al lettore è forzato ad aprire il messaggio per capire di cosa tratti. L’obiettivo è essere chiari ed essere rispettosi di chi legge, spiega Augustine.
7. Copia-incolla e nomi sbagliati. Il copia-incolla selvaggio è la causa di molti errori, chiarisce Augustine. Capita che quando si mandano messaggi simili a più persone ci si dimentica di adattarli a ciascun ricevente, e spesso si può inviare messaggi con il nome sbagliato della persona o il titolo scorretto nella riga dell’oggetto. Una rilettura attenta può evitare simili errori.
8. Omettere la scadenza per la risposta. Chi legge vuole sapere se deve proprio leggere quella determinata email e quando rispondervi, specifica Augustine. Quando si ha bisogno di una risposta entro un determinato tempo bisogna indicarlo nella riga dell’oggetto indicando una scadenza. Ad esempio “Per favore rispondere entro venerdì”, se non è necessaria una risposta scrivere l’acronimo “Fyi” (For your information) cioè, “Per tua informazione”.
9.Non includere chi ti ha menzionato. Se si è stati menzionati da una conoscenza comune con il ricevente, questa informazione non va tenuta nel corpo dell’email, riferisce Augustine, perché si rischia di essere cestinati prima che il ricevente legga il messaggio. Per catturare l’attenzione di chi legge è meglio iniziare l’oggetto con il nome completo della persona da cui si è stati menzionati.
© Riproduzione riservata
