Sembra non bastare mai. Quante volte ci capita di arrivare a fine giornata e di pensare “se solo avessi un paio di ore in più”? Ma il tempo, si sa, è tiranno. Eppure imparare una gestione del tempo più efficace non è impossibile. Sarebbe sufficiente adottare qualche piccola strategia per ottimizzare le proprie giornate.
Pianificare i propri impegni, stabilendo a priori che cosa fare e quando. Da dove cominciare? Al mattino, o il lunedì, passare in rassegna tutte le attività che bisogna portare a termine e selezionare solo quelle che sono veramente urgenti, annotandole su un foglio, poi scrivere le altre. Iniziare dalle prime, dandosi anche un tempo per portarle a termine. Compilare liste, infatti, permette di limitare la dispersione di energie e attenzione.
Cercare di non trovare false giustificazioni: non è vero che tutte le incombenze hanno la stessa importanza e improrogabilità. Alcune sono oggettivamente più impellenti. Imparare a riconoscerle e a metterle sopra le altre.
Decidere in anticipo i momenti della giornata da dedicare alla lettura delle email, quelli in cui guardare Whatsapp, quelli in cui occuparsi delle cose che preoccupano maggiormente e così via: in questo modo si diventerà meno dispersivi, ma al contrario più produttivi e ci si sentirà anche più soddisfatti.
Una volta compilate le proprie to do list, smettere di considerare gli impegni nel loro complesso, ma gestirne uno alla volta. Cercare di non chiedersi “cosa devo fare questa settimana”, ma “questa mattina”. Così la testa non rischia di andare “nel pallone” e di impedire di trovare la giusta concentrazione e il giusto ritmo.
Spesso si fa fatica a distinguere fra le priorità emotive e quelle oggettive. Quando entrano in gioco gli affetti, infatti, si tende ad andare in confusione. Anche per questo, predisporre un elenco scritto delle incombenze irrimandabili è molto utile. Di fronte a una richiesta (escluse le emergenze) del partner, del figlio, dell’amico non agire d’istinto: guardare la lista e cercare di capire se in quel momento si può dire di sì senza rischiare di complicare tutta la settimana.
Tutti hanno bisogno di un aiuto. Quando si tratta di demandare, però, molti sono in difficoltà. La scusa classica? “Perderei più tempo a spiegare ad altri come fare che a occuparmene direttamente”. Se davvero questa è la verità, allora la soluzione non è rinunciare, ma cambiare collaboratori, cercandone di più validi e competenti. Questo vale per tutti gli ambiti, dalla cura della casa alla gestione dell’ufficio: se non si delega, si rischia di affogare. Ricordarsi che la richiesta d’aiuto può essere indirizzata anche alle persone care, per esempio al partner per la spesa.
Se possibile, spezzettare i compiti lunghi e complessi in piccole sequenze da fare in più giorni: è un trucco che aiuta a non sentirsi sommersi di lavoro e a vedere la luce in fondo al tunnel. Infatti, a ogni mini traguardo raggiunto ci si sentirà un po’ meno sotto pressione e un po’ più leggeri.
Cercare di essere meno perfezionisti, accettando di non raggiungere sempre e comunque standard quasi inarrivabili, di non piacere sempre a tutti e di non essere sempre impeccabili. In certe occasioni ci si può accontentare di essere discreti o addirittura mediocri.
Sicuramente essere considerate persone generose e presenti è appagante, ma bisogna darsi dei limiti, altrimenti si finirà con l’essere subissati di richieste. È fondamentale imparare a dire qualche no. L’ideale è sottrarsi con gentilezza, evitando i rifiuti frontali e rigidi. Talvolta, po’ di sano egoismo è proprio quello che ci vuole.
In alcuni casi, bisogna imparare ad accelerare. Per esempio, invece di andare nella palestra più cool che dista mezz’ora dall’ufficio ed è sempre piena, perché non scegliere il piccolo centro sportivo sotto casa? Potreste anche pensare ad allenarvi a casa, puntando su gli ormai numerosi macchinari pensati per un uso domestico. Forse l’allenamento sarà meno “scenografico”, ma quelle due-tre ore risparmiate ogni settimana non avranno prezzo.
